Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kelurahan Bagan Besar mengumpulkan, menggunakan, melindungi, dan membagikan data pribadi Anda saat menggunakan layanan digital kami, termasuk pengajuan surat secara online, pelaporan pengaduan, pendaftaran warga, serta fitur lainnya yang tersedia di portal resmi kelurahan.

Dengan mengakses dan menggunakan layanan ini, Anda menyetujui praktik pengumpulan dan penggunaan data sebagaimana diuraikan dalam kebijakan ini.

2. Data yang Dikumpulkan

Kami mengumpulkan data yang Anda berikan secara sukarela saat menggunakan layanan kami, antara lain:

• Data identitas dasar: NIK, nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, kewarganegaraan.
• Data alamat dan kontak: Alamat lengkap, RT, kelurahan, kecamatan, kota, provinsi, nomor telepon/HP, alamat email.
• Data pendukung layanan: Jenis surat yang diajukan, isi laporan/pengaduan, dokumen pendukung (foto KTP, KK, bukti usaha, dll) yang diunggah.
• Data teknis: Alamat IP, waktu akses, jenis browser, dan informasi perangkat yang digunakan untuk keperluan keamanan dan perbaikan layanan.
• Data verifikasi: Kode OTP (sementara) yang dikirimkan ke email Anda untuk memverifikasi identitas.

3. Penggunaan Data

Data yang dikumpulkan digunakan untuk tujuan berikut:

• Memproses pengajuan surat keterangan, pembuatan kartu keluarga, surat pengantar nikah, dan layanan administrasi lainnya.
• Menindaklanjuti laporan atau pengaduan masyarakat serta memberikan tanggapan.
• Melakukan verifikasi identitas melalui kode OTP yang dikirim ke email Anda.
• Meningkatkan keamanan layanan, mencegah penyalahgunaan, dan mendeteksi aktivitas mencurigakan.
• Menganalisis penggunaan layanan untuk perbaikan pengalaman pengguna.
• Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

4. Perlindungan Data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi untuk melindungi data pribadi Anda, termasuk:

• Enkripsi data sensitif dalam penyimpanan dan transmisi.
• Penggunaan protokol HTTPS untuk mengamankan komunikasi.
• Akses terbatas hanya kepada petugas kelurahan yang berwenang berdasarkan perannya (super admin/admin biasa).
• Pencatatan log aktivitas untuk audit dan deteksi akses tidak sah.
• Backup data secara berkala untuk mencegah kehilangan data.

Namun, perlu diingat bahwa tidak ada sistem yang 100% aman. Kami akan segera memberi tahu Anda jika terjadi kebocoran data sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

5. Pembagian Data ke Pihak Ketiga

Data pribadi Anda tidak akan dijual, disewakan, atau dibagikan kepada pihak ketiga di luar keperluan operasional pelayanan publik, kecuali:

• Diwajibkan oleh hukum atau peraturan perundang-undangan.
• Diperlukan untuk kerja sama dengan instansi pemerintah terkait (misalnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Kecamatan) dalam rangka verifikasi atau penerbitan dokumen resmi.
• Atas persetujuan eksplisit dari Anda.

6. Penggunaan OTP dan Verifikasi Email

Untuk melindungi identitas Anda, kami menggunakan sistem verifikasi melalui kode OTP yang dikirim ke alamat email yang Anda daftarkan. Kode OTP hanya berlaku selama 5 menit dan digunakan untuk:

• Memastikan bahwa pengajuan surat/laporan benar-benar dilakukan oleh pemilik NIK.
• Melindungi data Anda dari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang.

Kami tidak menyimpan kode OTP setelah masa berlakunya habis.

7. Unggahan Dokumen

Dokumen yang Anda unggah (foto KTP, KK, bukti, dll) hanya digunakan untuk keperluan pemrosesan layanan yang Anda ajukan. Dokumen tersebut akan disimpan di server yang aman dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang. Kami berhak menghapus dokumen setelah jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan operasional dan peraturan perundang-undangan.

8. Retensi dan Penghapusan Data

Data pribadi Anda akan disimpan selama diperlukan untuk memberikan layanan dan memenuhi kewajiban hukum. Anda berhak meminta penghapusan data pribadi Anda dengan mengajukan permohonan tertulis ke kantor kelurahan, namun kami dapat menolak penghapusan jika data tersebut masih diperlukan untuk keperluan hukum atau administrasi yang sah.

9. Cookie dan Teknologi Pelacakan

Kami menggunakan cookie sesi (session cookies) untuk menjaga status login Anda selama menggunakan panel admin atau formulir pengajuan. Cookie tidak digunakan untuk melacak aktivitas Anda di luar situs ini. Anda dapat menonaktifkan cookie melalui pengaturan browser, namun hal itu dapat mempengaruhi fungsionalitas layanan.

10. Hak Anda

Anda memiliki hak untuk:

• Mengakses data pribadi yang kami simpan.
• Memperbaiki data yang tidak akurat.
• Menghapus data (dengan batasan tertentu).
• Membatasi pemrosesan data dalam situasi tertentu.
• Mencabut persetujuan Anda kapan saja.

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, silakan hubungi Kantor Kelurahan Bagan Besar melalui telepon atau datang langsung ke alamat kami.

11. Privasi Anak

Layanan kami tidak ditujukan untuk anak di bawah usia 18 tahun tanpa pendampingan orang tua/wali. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak tanpa persetujuan orang tua. Jika Anda orang tua/wali dan mengetahui bahwa anak Anda telah memberikan data pribadi kepada kami, silakan hubungi kami untuk menghapusnya.

12. Kontak Pengelola Layanan

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini atau ingin menggunakan hak Anda, silakan hubungi:

Kantor Lurah Bagan Besar
Jl. Tuanku Tambusai, Bagan Besar, Kec. Bukit Kapur, Kota Dumai, Riau 28884
Telepon: (0765) 123456
Email: kelurahan.baganbesar@dumai.go.id

13. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Perubahan akan diumumkan melalui halaman ini dan, jika signifikan, melalui pemberitahuan di situs. Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas akan menunjukkan revisi terakhir. Anda disarankan untuk meninjau kebijakan ini secara berkala.